Dịch vụ vận chuyển hàng hóa ngày càng phát triển và chất lượng cũng được nâng cao đáng kể. Bạn là khách hàng sử dụng dịch vụ hay là đơn vị vận chuyển cũng cần phải nắm bắt giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin về các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa.

Vận chuyển hàng hóa là gì?

Trước khi giải đáp các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa, mọi người nên hiểu trước về khái niệm vận chuyển hàng hóa. Vận chuyển hàng hóa là việc giao - nhận hàng hóa từ nơi này tới nơi khác. Hàng hóa được chuyển đi bằng nhiều phương tiện khác nhau tùy vào mặt hàng, trọng lượng cũng như yêu cầu của bên nhận hàng.

Việc vận chuyển hàng hóa có thể do công ty, đơn vị sản xuất, buôn bán hàng hóa trực tiếp điều lái xe chở đi giao. Hoặc hàng hóa sẽ do chủ hàng giao cho đơn vị vận chuyển làm dịch vụ đưa hàng tới tận địa chỉ khách hàng mua.

Vì sao cần phải có giấy tờ khi vận chuyển hàng hóa?

Theo quy định của pháp luật Việt Nam khi hàng hóa và phương tiện vận chuyển hàng lưu thông trên đường phải mang theo những giấy tờ cần thiết, chứng từ quan trọng về hàng hóa. Lý do khi mang theo giấy tờ:

Hàng hóa xác định sẽ vận chuyển đi cần mang theo chứng từ, giấy tờ giúp cho xe vượt qua được các chốt kiểm tra, kiểm định. Lái xe chở hàng phải có chứng từ vận chuyển hàng nội địa quy định. Việc mang theo giấy tờ để  khi có sự cố được giải quyết nhanh chóng hơn, đỡ mất công phải quay về để lấy giấy tờ khi được yêu cầu.

Hàng hóa có nguồn gốc xuất xứ mang theo chứng từ để khi gặp cơ quan kiểm tra xác định được hàng không vi phạm và được tiếp tục di chuyển. Nếu là hàng trôi nổi, nhập lậu không giấy tờ, hàng phạm pháp, hàng cấm theo quy định pháp luật Việt Nam, khả năng cao sẽ bị cơ quan chức năng yêu cầu dừng xe, thu giữ và có thể xử phạt.

Xem thêm: Hình thức ship COD là gì? Quy trình ship COD ra sao?

Các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa

Nếu bạn đang thắc mắc những giấy tờ mang theo khi vận chuyển hàng là gì, theo dõi phần thông tin Thaihung Transport cung cấp sau:

Với đơn vị dịch vụ vận chuyển

Nếu đơn vị bạn làm dịch vụ vận chuyển ắt đã hiểu được các quy định về giấy tờ quan trọng mang theo khi chở hàng. Tài xế nên cất giấy tờ quan trọng bên ngoài hoặc trên xe ô tô để có thể xuất trình bất cứ khi nào cơ quan chức năng yêu cầu. Cụ thể bao gồm:

• Giấy tờ xe: Gồm có giấy tờ đăng ký xe, phù hiệu xe chạy theo hợp đồng, nhật ký di chuyển, bảo hiểm đầy đủ,...
• Giấy tờ của chủ phương tiện: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vận tải đúng ngành nghề.
• Giấy tờ của tài xế: Giấy phép lái xe chính chủ đúng với xe đang điều khiển,…
• Giấy tờ khác: Hợp đồng vận chuyển hàng hóa, phiếu thu cước, giấy đi đường, giấy gửi hàng hóa,…
• Hợp đồng vận chuyển: Đối với việc vận chuyển hàng hóa đang trên xe lưu thông trên đường, tài xế phải mang theo cả hợp đồng vận chuyển ký kết với chủ hàng. Chứng từ này rất quan trọng trong việc đảm bảo hàng hợp pháp, xuất xứ rõ ràng. Và cùng là căn cứ xác định quyền và nghĩa vụ 2 bên liên quan tới việc vận chuyển hàng hóa. 

Chủ hàng cần cung cấp giấy tờ cho bên vận chuyển

Theo thông tư số 94/2003/TTL quy định, hàng hóa lưu thông trên đường phải có hóa đơn, chứng từ để biết được xuất xứ hàng hóa hợp pháp hay không. Vì thế mà khi chuyển hàng đi, chủ hàng phải cung cấp cho bên vận chuyển giấy tờ về hàng hóa đầy đủ. Giấy tờ cơ bản cần chuẩn bị bao gồm:

• Hợp đồng giá trị gia tăng hoặc hợp đồng bán hàng;
• Phiếu xuất kho và vận chuyển nội bộ, lệnh điều động nội bộ.

Với hàng hóa xuất gửi cho đại lý bán đúng giá, khi vận chuyển hàng hóa đi tới nơi khác cần dùng 1 trong 2 cách làm hợp đồng, chứng từ sau:

• HĐ giá trị gia tăng hay HĐ bán hàng
• Phiếu xuất hàng gửi cho đại lý và lệnh điều động nội bộ

Hàng hóa mà người bán không phải lập hợp đồng bán hàng bao gồm: 

• Đơn vị mua sản lâm - thủy - hải sản do chính người dân khai thác, chế biến cần phải lập hợp đồng thu mua hàng hóa theo đúng ngành này. Hợp đồng theo mẫu số 06/TMH-3LL kèm Thông tư số 120/2002/TT-BTC ngày 30-12-2002 của Bộ Tài chính.
• Đồ dùng cá nhân do người dùng bán ra, cơ sở kinh doanh mua lại để buôn bán hoặc nhận ký gửi hàng hóa phải có bảng kê mua hàng, nhận hàng chi tiết.
• Đơn vị kinh doanh bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị thấp không cần phải lập hợp đồng nhưng cần có bảng kê bán lẻ hàng hóa theo từng lần bán ra, từng chủng loại hàng.

Trên đây là tổng hợp đầy đủ các giấy tờ cần thiết khi vận chuyển hàng hóa lưu thông trên đường đúng pháp luật. Khi chuẩn bị chuyển hàng đi, bạn nhớ trang bị đủ các giấy tờ, chứng từ tránh trường hợp gặp cơ quan kiểm tra bị thiếu phải mất công quay về để lấy. 

Công ty TNHH Một Thành Viên Dịch Vụ Vận Tải Thái Hùng

• Trụ sở: 58/11E, Ấp Tiền Lân, Bà Điểm, Hóc Môn, TP HCM.
• ĐT: 028.22005656       
• Email: thaihungtransport@yahoo.com